Hos TRIKEL har vi udviklet en løsning, hvis formål er at hjælpe med to vigtige opgaver hos foreningens bestyrelse:

1. Få det fulde økonomiske overblik over foreningen når bestyrelsen ønsker det - gennem et moderne og brugervenligt selvbetjenings system, hvor økonomi og stamdata ajourføres og præsenteres på overskuelig og let forståelig måde, uden at man behøver at være uddannet indenfor regnskab.
2. I samme system at kunne håndtere og behandle løbende sager og korrespondancer. Systemet er skræddersyet til boligforeninger, f.eks. ved at knytte sager og økonomi til foreningens faciliteter og/eller ejere/lejere, eksterne personer såsom vicevært, håndværkere osv. Mange foreninger håndterer løbende sager gennem en email inbox og vi ser ofte, at overblik og historik mistes ligesom vigtige dokumenter eller korrespondancer går tabt. Hos TRIKEL integreres korrespondancer direkte sammen med sagerne.

Trikel tager sig selvfølgelig af alle de sædvanlige økonomiske opgaver som:

• betaling og bogføring af regninger - i et rigtigt bogføringssystem
• håndtering af opkrævninger via NETS betalingsservice og evt restancer

men derudover tilbydes mange hjælpeværktøjer for bestyrelsen, f.eks. en nem godkendelseprocedure for regninger og udlæg (eksempel til højre). Bestyrelsen bliver notificeret via app (og/eller e-mail hvis ønsket) når en ny regning skal godkendes. Godkendelse kan ligeledes ske direkte fra app/web. Derudover kan regninger knyttes til en bestemt sag og/eller facilitet. På den måde kan foreningen hele tiden følge med i, hvor meget et bestemt projekt har kostet. Eller hvis man f.eks. har en problematisk port, elevator eller andet, så kan man via denne tilknytning nemt overvåge, hvor meget faciliteten har kostet foreningen over tid.

Mange bestyrelsesmedlemmer kommer til at foretage udlæg af den ene eller anden slags. Gennem Trikels app kan man nemt tage et billede af kvitteringen og tilføje den til godkendelsesprocessen lige som andre regninger, dog med den undtagelse selvfølgelig, at man ikke selv kan godkende udlægget. Efter endt godkendelse, bliver udlægget straks overført til den bank-konto, som bestyrelsesmedlemmet har registreret i Trikel.

Vi har lavet funktionen fordi vi selv hos andre administratorer har oplevet en tung proces ala

• man skal sende en email med kvitteringen
• man skal finde sit kontonummer hver gang
• udlægget bliver bare udbetalt udenom den normale godkendelsesprocedure
• udlægget bliver bogført forkert fordi administrator laver et gæt