TRIKEL
SAGS- & EMAILSTYRING

Bestyrelsen i en boligforening bruger typisk det meste af sin tid på at håndtere sager af den ene eller anden slags. Måske er man igang med en større byggesag som fylder meget, men dertil kommer også ofte mange mindre opgaver og sager såsom henvendelser fra medlemmer.

De fleste foreninger har ikke et IT system til at holde styr på status, historik, dokumenter og korrespondancer og vores erfaring er, at man forsøger efter bedste evne, gennem en dropbox eller google drive, at gemme filer og dokumenter. Desværre er et filsystem for simpelt til struktureret at holde styr på, hvem der har gjort hvad hvornår, hvem der har ansvaret for en given opgave, for slet ikke at tale om alle de emails som der ligger separat i de enkelte bestyrelsesmedlemmers indbakker.




FÅ HELT STYR PÅ SAGER & OPGAVER

Med Trikels Sags- og Emailsystem får foreningen et samlet overblik over alle igangværende (og forhenværende) sager. Det er muligt at uddelegere ansvar på en sag til et bestyrelsesmedlem og større projekter kan deles op i "undersager" som så også kan få en ansvarlig. Mange bestyrelser deler opgaverne op i ansvarsområder, så én f.eks. tager sig af forsikringssager, mens en anden måske tager sig af varmecentralen.

I Trikel sagsstyring, kan man tildele dette ansvar til bestyrelsesmedlemmerne, så når der kommer en henvendelse af en bestemt type, så oprettes der automatisk en sag med det pågældende bestyrelsesmedlem sat som ansvarlig.




STYR PÅ ALLE DE EMAILS & KONTAKTER

De fleste foreninger får rigtig mange emails. I nogle tilfælde lander de (fleste) i en fælles email-indbakke, men ofte får man afsendt emails fra sin egen private/arbejdsemail. Svaret kommer derfor også tilbage til denne email-adresse og vupti så er historikken potentielt tabt. Mailen kan indeholde vigtige dokumenter/kontrakter som senere kan være svære at finde. Særligt hvis medlemmet er trådt ud af bestyrelsen.

Vi har løst dette problem ved, at emails bliver 100% integreret i Trikels sagsstyring. Foreningen har en fælles email-adresse (det kan både være en eksisterende email-adresse én som vi stiller til rådighed), men hver sag/projekt kan også have sin helt egen email-adresse som bliver skabt samtidig med sagen. På den måde kan man sikre, at al korrespondance omkring et givent projekt automatisk bliver arkiveret under det givne projekt.

Samtidig vedligeholdes en liste af kontakter som er knyttet sammen med en organisation og/eller person. Ofte har en fysisk person flere email-adresser og man vil gerne bare søge på mails fra Niels uden at skulle huske, hvilken email-adresse som der er blevet sendt fra.


SÆRLIG TRIKEL RABAT!

Hvis foreningen er medlem af Trikel-netværket, så giver vi automatisk 10% rabat på vores priser. Hvis aftalen underskrives (naturligvis med et forbehold for generalforsamlingens godkendelse) inden udgangen af 2019, så gives der i alt 20% rabat

Få et tilbud her








Kontakt

4290 1012

Alle spørgsmål er velkomne
info@trikel.dk